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关于印发南京市中小学档案 管理办法(试行)等文件的通知

[日期:2019-03-27]   发布:   阅读:115次       [字体: ]

南 京 市 教 育 局
南 京 市 档 案 局

宁教[2017]  号


关于印发南京市中小学档案
管理办法(试行)等文件的通知

各区教育局、档案局:
现将《南京市中小学档案管理办法(试行)》等文件印发给你们,请结合各区、各校实际,认真贯彻执行。
附件:
1. 南京市中小学档案管理办法(试行)
2. 南京市中小学文件材料归档范围和档案保管期限表(试行)
3. 南京市中小学档案分类方案与档号编制规则(试行)

南京市教育局            南京市档案局

2017年  月  日
 

附件1
南京市中小学档案管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条  为加强南京市中小学档案工作,更好地为教育改革和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》等法律法规及南京市教育局、南京市档案局《关于进一步加强教育系统档案管理工作的意见》等有关文件精神,结合全市中小学工作实际,制定《南京市中小学档案管理办法(试行)》(以下简称《办法》)。
第二条  本《办法》所称的档案,是指中小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。学校干部人事档案管理办法,根据干部主管部门规定另行制定。
第三条  学校应做到档案工作和各项工作“四同步”,即布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。对本学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。 
第二章 组织保障
第四条  明确一名校级领导分管档案工作。各学校要建立综合档案室,归属学校办公室管理。
第五条  学校档案工作是学校基础工作之一,也是衡量学校管理水平的重要标志。各学校应把档案工作纳入本单位整体发展规划和工作计划,加强对档案工作的领导和管理。
第六条 学校综合档案室的基本职责:
(一)贯彻党和国家关于档案工作的法律法规和政策规定,制定并严格执行文件材料归档制度、档案安全保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度和档案人员岗位职责等各项规章制度。
(二)指导、监督和协调各部门做好各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作,负责组织各部门档案人员业务培训。
(三)负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。
(四)推进档案信息化建设,提高档案现代化管理水平。
(五)编制档案检索工具,开发和利用档案信息资源,为学校各项工作服务。
(六)按照有关规定向市、区档案馆移交档案。
第七条  学校应配备专(兼)职档案管理人员,负责各类档案的收集、整理和归档工作。学校综合档案室工作人员必须取得上岗资格才能上岗。档案工作人员因工作需要调动时,必须办理交接手续。
    第八条  学校档案工作所需经费应列入学校预算,统筹解决。
第九条 学校要根据档案收集、保管和利用的需要,落实和保证本单位保管档案所必须的库房。学校档案专用库房,应符合档案管理要求,配置符合防盗、防光、防高温、防火、防鼠、防虫等“八防”要求的设施设备,确保档案的完整与安全。有条件的学校要逐步做到档案工作办公、阅览、库房三室分开。
第十条  学校要为档案工作提供计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄影摄像机等现代化设备,以适应档案管理的现代化要求。
第三章 归档、移交和接收
第十一条  学校应制定适合本单位档案工作的各种门类和载体文件材料的归档范围和档案保管期限表。
第十二条 学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门应安排一名专(兼)职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。按规范要求整理后向学校综合档案室移交,移交时,编制移交清册,办理移交手续,综合档案室应派人指导归档工作。
第十三条  学校要对接收和征集的档案进行科学分类、编号和排列,编制必要的检索工具,并对档案的收进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计。
第十四条 文件材料的归档要求:
(一)归档文件应齐全完整,保管期限划分准确。按照核准的归档范围和档案保管期限表,确定归档范围和保管期限,确保应归档文件材料齐全完整,价值鉴定准确。
(二)归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。己破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
(三)归档文件可以运用计算机及档案管理软件辅助整理。所用档案管理软件须符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》、江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)及其他相关数据格式要求。
第十五条 学校文件材料门类设置:
(一)党群工作类
主要包括党务综合、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委等方面的文件材料。
(二)行政管理类
主要包括行政综合、人事、审计、武装保卫、后勤管理、资产管理等方面的文件材料。
(三)教育教学类
主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、学籍管理等方面的文件材料。
(四)基本建设类
主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。
(五)设备仪器类
主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书,各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。
(六)教学科研类
主要包括重大科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。
(七)声像类
主要包括各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带等。
(八)实物类
主要包括各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
(九)会计类
主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文件材料。
(十)教师业务类
主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。
(十一)电子类
主要包括在数字设备及其环境中生成,以数码形式存储于光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件材料。
第十六条 各种门类和载体的文件材料按照以下标准或要求进行整理:
(一)党群工作类和行政管理类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》(苏档规发【2016】3号)执行,采用“年度-保管期限”或“年度-机构(问题)-保管期限”的分类方法。
(二)教育教学类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》(苏档规发【2016】3号)执行,采用“学年度-保管期限”或“学年度-机构(问题)-保管期限”的分类方法。
(三)教学科研类、基本建设类、设备仪器类按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)执行。
(四)声像类按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)及《照片档案管理规范》(GB/T11821--2002)、《数码照片归档与管理规范》( DAT50-2014)执行。
(五)实物类按照《南京市实物档案管理办法》执行。 
(六)会计类按照《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)执行。
(七)教师业务类,以单个教师为单位进行整理,也可以按“学科类别-单个教师”排列
(八)电子类,上述各门类文件材料形成的电子文件,其整理方法应与其实体档案相对应。同时,应分门类拷贝至耐久性好的载体上,一式3套。载体应采用只读光盘或一次写光盘。
第十七条 学校文件材料的归档时间:
(一)党政管理类和行政管理类文件材料在次年6月底前归档。
(二)教育教学类和教师业务类文件材料,在学年结束年的12月底前完成归档。
(三)教学科研类文件材料在科研课题鉴定后3个月内归档。
(四)基本建设类文件材料在基建工程项目竣工验收后3个月内归档。 
(五)设备仪器类文件材料在设备仪器材料安装验收合格,正常运行后即归档。
(六)会计类文件材料在当年整理后,可暂由会计机构保管1年,期满之后,由会计机构编制移交清册,移交学校统一保管。
(七)声像类和实物类材料,应随时整理归档。
(八)电子类,电子文件逻辑归档实时进行,光盘归档与实体档案归档同步进行。
第十八条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校捐赠档案的,学校应给予奖励。
    
第四章 档案管理与利用
第十九条 学校应对保管期限已满的档案进行鉴定。成立由分管领导、有关人员参加的鉴定小组,提出鉴定意见,对失去保存价值的档案进行登记造册,报学校主要领导批准,在指定地点由有关人员监销,监销人在销毁清册上签字。未经学校主要领导批准,不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。
第二十条  学校所保管的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持单位介绍信、身份证明,经学校分管领导同意后,方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经本单位主要领导批准。
第二十一条 学校应积极开发档案信息资源,为学校的各项工作提供服务,并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
第二十二条  学校应积极开展档案信息化工作,逐步开展室藏档案数字化工作,建立档案全文数据库和目录数据库,加强电子文件的管理与利用。
第二十三条  学校撤销的,其档案移交所属区档案馆或区教育局保管;学校合并的,其档案随之并入;学校分立的,其档案由其中一所学校保管。

第五章 奖励与处罚
第二十四条  学校应建立档案工作检查考核和评估制度,明确岗位职责,对工作优秀、成绩突出的,依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规给予奖励。
第二十五条  违反《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》的,依据相关法律法规进行处理。    
第六章 附 则
第二十六条 本办法适用于南京市教育系统普通高中、职业中学、初中、小学,幼儿园可参照执行。
第二十七条  本办法由南京市教育局、南京市档案局负责解释。  
第二十八条  本办法自发布之日起施行。
 
附件2

南京市中小学文件材料归档
范围和档案保管期限表(试行)

一、党群工作类
序号 内             容 保管期限
1 上级党组织印发的需要贯彻执行的文件材料
重要的、针对本校的
一般的
永久
10年
2 本校党总支、支部换届选举的工作报告、选举结果、上级组织批文等材料 永久
3 本校党总支、支部会议记录、工作计划、总结和重要工作报告、汇报 永久
4 本校党员名册、党员、党组织统计年报表 永久
5 本校关于发展新党员、预备党员转正或取消、党员退党、转移党组织关系的通知单、介绍信存根 永久
6 本校制定的关于党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施 30年
7 本校精神文明创建、党员教育活动中形成的文件材料
重要的
一般的
永久
10年
8 本校纪检监察工作的综合报告、调查材料
重要的
一般的
永久
10年
9 上级机关印发的需要贯彻执行的工会、妇女、退管工作材料
重要的、针对本校的
一般的
永久
10年
10 本校工会换届选举的议程、工作报告、选举结果、上级组织批复 永久
11 本校教代会议程、工作报告、会议记录、形成的决议决定等材料 永久
12 本校工会、妇女、退管工作计划、总结、制度、重要专项报告 永久
13 本校工会会员名册、统计报表 永久
14 本校工会会员福利和困难补助、休养等有关材料 10年
15 其它一般活动材料 10年
16
17 上级关于共青团、少先队工作的文件材料
重要的、针对本校的 永久
一般的 10年
本校团委、总支、支部建立、改选、增补委员报告和上级批复 永久
18 本校团委会议记录和团总支会议记录、代表大会会议材料 永久
19 本校团、队工作计划、总结或工作手册 永久
20 本校各届团委、大队部、学生会干部名册 永久
21 本校发展团队工作,离团离队工作有关统计报表及有关材料 永久
22 本校有关团员处分报告和团委批复 永久
23 团队工作先进集体和个人表彰及申报材料
市级(含)以上
市级以下
永久
30年
24 本校团队、学生会活动形成的一般工作材料 10年
二、行政管理类
序号 内             容 保管期限
1 本校撰写的大事记、组织机构沿革、年度简介、年鉴、校史等 永久
2 本校学年度工作计划、总结和重要的工作报告 永久
3 本校教育事业规划、计划,学年度事业统计材料 永久
4 本校校长办公会议及校行政会议记录 永久
5 本校举行的全校性会议和活动或承办的重大活动的材料(议程、开闭幕词、领导讲话稿、代表发言稿、决定、倡议书等) 永久
6 学校领导代表本单位在上级召开的会议上的发言、经验交流材料 永久
7 本校向上级的报告、请示及批复
重要的
一般的
永久
30年
8 上级下达的招生计划、本校的招生规定、简报、宣传材料 永久
9 本校接受各类专项工作的调查、检查、普查、督导、评估材料
年度和年度以上的、重要的
一般的
永久
10年
10 本校制定的全校性规章制度 永久
11 本校关于出国或出境访问考察、培训学习、参加国际会议,国际合作交流等外事活动形成的文件材料
签订的重要协议、约定、会议记录
审批手续、执行日程、考察报告、一般会议记录

永久
30年
12 本校邀请、聘请外籍人士的计划、批复、聘书和往来函件 永久
13 各类报刊登载的有关本校情况的通讯报道及本校的宣传资料 永久
14 本校编辑出版物
反映学校主要职能活动的
供学习、参考、交流的
永久
10年
15 上级关于人事、工资、福利、劳动保障问题的文件
重要的
一般的
永久
10年
16 本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印信等请示、批复和报告 永久
17 本校教职工名册、干部年报 永久
18 本校中层干部、年级组长、教研组长等的名册 永久
19 本校特级教师、名教师和知名人士材料、荣誉证书存根名册 永久
20 本校各民主党派、少数民族名册、统计报表及港、澳、台、国外亲属名册 永久
21 本校教职工受到表彰奖励的文件材料
市级(含)以上
市级以下
永久
30年
22 本校教职工处分和撤销处分的材料
受到警告(不含)以上处分的
受到警告处分的
永久
30年
23 本校教职工年度考核材料
考核结果
考核材料
永久
30年
24 本校教师基本情况登记、鉴定,教师考勤、任课等汇总材料 10年
25 本校师训工作计划、总结、规划 30年
26 本校教师交流、支教工作有关材料 30年
27 本校教师参加培训、进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料 30年
28 本校教职工工资调整审批表、统计表、工资转移单、工资年报 永久
29 本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表 永久
30 本校教职工离退休审批表 永久
31 本校教职工三十年教龄获荣誉证书名册 永久
32 本校教职工聘用、申请离职、辞职材料 永久
33 本校教职工职务评审结果的批复、名册 永久
34 本校教职工职称评聘工作中的有查考、利用价值的相关材料 10年
35 本校教职工丧葬费抚恤金、遗属补助审批材料 永久
36 本校教职工养老保险、住房公积金花名册、教职工享受住房补贴材料 永久
37 本校经费审计、财务管理的规定、办法等文件材料 永久
38 本校财务预算、收费许可文件、审批材料 30年
39 本校固定资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料
重要的
一般的
永久
10年
40 本校物资(办公设备及用品、机动车)采购计划、审批手续、招标投标、购置、等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料   30年
41 本校房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
42 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
43 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请   30年
44 本校与有关单位签订的各种协议、合同等文件材料
重要的
一般的
永久
30年
45 本校有关安全、保卫、综治、后勤工作材料
重要的
一般的
永久
10年
46 本校关于档案、信息、保密工作等的文件材料
重要的
一般的
永久
10年
47 群众来信来访材料
有领导重要批示和处理结果的
其他有处理结果的
永久
30年
48 上级机关下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知等文件材料
 重要的、针对本校的
一般的

永久
10年
49 下属单位报送的文件材料
重大问题的专题报告
年度和年度以上的计划、总结、统计材料
30年
10年
三、教育教学类
序号 内             容 保管期限
1 教学工作计划、总结、教育教学专题活动、经验介绍材料 永久
2 本校制订的各种教学制度、常规、办法等 永久
3 校历表、学期课程总表、班主任和任课教师安排表 30年
4 教研组、备课组或年级组工作计划、总结、经验材料 30年
5 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案、教学方法总结及经验介绍材料 30年
6 本校教师自编教材、教学指导书、教学参考书、本校参加编写的全国或地方统编教材 永久
7 本校自编或合编的内部习题集、习题解答、典型试题、范例等 30年
8 本校各年级学生期终考试空白试卷和标准答案、评分标准 10年
9 本校学生参加学业水平测试、毕业考试(会考)、升学考试、参加省、市以上统一考试成绩 30年
10 各学科教学质量分析、学生评教结果统计 30年
11 学生参加各学科竞赛的获奖名单、名次材料、学生在报刊、杂志上发表的文章剪辑 30年
12 各科兴趣小组组织情况、活动计划、记录 10年
13 校园文化艺术专题活动(如校艺术节、摄影比赛、绘画比赛、音乐、舞蹈比赛等)活动过程中形成的计划、方案、通知、结果等材料 30年
14 艺术特色教育的计划、总结、参加艺术活动演出、比赛的节目单、获奖名单等材料 30年
15 科技特色教育的计划、总结、科技活动过程中的获奖情况及有关实物、照片材料 30年
16 本校体育、卫生、保健工作计划、总结 30年
17 本校运动会通知、秩序册、成绩册、参加体育比赛的获奖项目、成绩、名次等材料 30年
18 学生健康教育材料 10年
19 学校红十字会工作材料 10年
20 学生体质监测情况材料 30年
21 本校电化教育方案计划、总结、统计材料 30年
22 本校实验室、图书馆管理、统计等文件材料 30年
23 本校实习、实训计划、总结、记录和典型材料 30年
24 本校有代表性的学生实习报告、手册和成绩材料 30年
25 本校与有关实习单位挂钩的材料 30年
26 本校德育(含专题教育)工作计划、总结、专题经验总结、工作方案、调查报告、典型材料等 30年
27 德育活动材料、学生开展社会实践活动材料 10年
28 班主任工作计划、总结、经验材料 10年
29 开学、结业、毕业典礼上的讲话稿、国旗下的讲话稿 30年
30 家长委员会、家长学校、本校家、校、社区互动工作材料 10年
31 学生奖励材料(三好生、优秀学生干部、优秀班集体、各项竞赛获奖、奖学金等) 30年
32 学生资助、学生勤工俭学材料 30年
33 违纪学生处理决定、调查材料 30年
34 学生发生各种伤害事故的报告和调查处理材料 30年
35 各届学生总名单、辍学、流失学生名册等各类学生情况统计表 永久
36 新生录取名单、入学(录取)通知书存根 永久
37 学生学籍登记表(学生个人档案) 永久
38 毕业证书验印名册、毕业、结业、肄业证书存根、毕业生去向登记材料(同学录) 永久
39 学生休学、复学、转学、退学、借读、除名等学籍变更审核批准材料 30年
40 各届毕业生材料(毕业生登记表、健康卡、体检表) 30年
41 毕业生跟踪调查、信息反馈材料 30年

四、基本建设类
序号 内      容 保管期限
1 可行性研究阶段
(1)项目建议书及批复。 永久
(2)设计任务书、计划任务书。 长期
2 设计阶段
(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明。   永久
(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。 永久
(3)水文、气象、地震等其他设计基础材料。     永久
(4)初步设计。 永久
2 (5)技术设计。 永久
(6)施工图设计。 长期
(7)关键技术设计。 永久
(8)总体规划设计。 永久
(9)设计评价、鉴定及审批。 永久
3 工程管理文件
(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。 永久
(2)承包合同、协议书。 永久
(3)施工执照。 永久
(4)环保、消防、卫生等文件,水、暖、电供应协议书。 永久
4 施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。 长期
(2)施工组织设计、施工计划、方案、工艺措施。 长期
(3)设计变更、工程更改洽商单、通知单。 永久
(4)原材料、构铸件出厂证明及施工现场质量鉴定报告。 长期
(5)建筑材料试验报告。 长期
(6)材料、零部件、设备代用审批单。 长期
(7)土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告。 长期
(8)岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图。 永久
(9)地质描绘图及有关说明。 永久
(10)水土建筑物测试及沉陷、位移、变形等观测记录。 永久
(11)设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验记录。 长期
(12)设备和管线强度、密闭性试验报告。 长期
(13)设备和管线安装记录、安装质量检查评定。 长期
(14)设备和管线调度、性能测试和校核。 长期
(15)管线标高、位置、坡度测量记录。 长期
(16)管线清洗、通水消毒记录。 短期
(17)施工过程中的来往函件。 长期
(18)隐蔽工程验收记录。 永久
(19)单元、分部、单位工作质量检查、评定材料。 长期
(20)交工验收记录(包括单项工程的中间验收)。 长期
(21)事故处理报告及重大缺陷处理和处理后的检查记录及有关文字说明。 长期
(22)文字说明。 长期
(23)施工总结、技术总结。 长期
5 竣工文件
(1)项目竣工验收报告。 永久
(2)全部竣工图。 永久
(3)项目质量评审材料。 永久
(4)工程现场声像材料。 永久
(5)竣工验收会议决议文件。 永久
五、教学科研类
序号 归档范围 保管期限
市级以上(含)课题 校级课题
1 开题报告、课题审批文件、调查报告、方案论证 永久 30年
2 科研实验重要的原始材料、听课评议实验报告 永久 30年
3 鉴定组人员名单、工作总结、科研报告、论文、鉴定结果 永久 30年
4 成果申报、审批及获奖材料 永久 30年
5 推广应用的方案、总结等 永久 30年
六、设备仪器类
序号 内              容 保管期限
1 设备、仪器随机文件,包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。 30年
2 进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。 30年
3 维修、使用而索取或测绘材料。 30年
4 维修记录。 30年
七、会计类
序号及类别 内             容 保管期限
1、报表 (1)本校财务决算报表 永久
(2)本校财务月报、季报 10年
2、账簿 (1)本校明细账、总账 30年
(2)本校现金、银行日记账 30年
3、凭证 各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其它凭证。 30年
4、其他 (1)统发工资名册 永久
(2)会计移交清册 30年
(3)会计档案保管清册、销毁清册 永久
(4)银行存款余额调节表、银行对账单 10年
八、教师业务档案
序号 内             容 保管期限
1 教师个人业务工作小结、业务自传 永久
2 教师个人任课、工作量情况登记 永久
3 教师个人拟写观摩课教案及讲评记录、实验课题研究材料。 永久
4 教师个人教改科研内容及其成果 永久
5 教师个人经验总结、论文、著作材料 永久
6 教师个人政治、业务学习考核成绩材料 永久
7 教师个人任课学生成绩跟踪调查材料 永久
8 教师个人教学成果嘉奖记录。 永久
9 教师个人职称评审申报材料及结果 永久
10 教师继续教育、培训、进修情况记载 永久
九、 声像类、实物类
声像类、实物类、电子类档案可参照党群工作类、行政管理类、教育教学类、基本建设类、教学科研类、设备仪器类、教师业务类等类别的归档范围和保管期限进行归档。

 

附件3

南京市中小学档案
分类方案与档号编制规则(试行)

一、档案的分类原则
以学校全部档案为对象,依据学校教育教学和管理职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案类目设置和分类办法
(一)一级类目设置
原则上设置11个大类,即党群工作类(DQL)、行政管理类(XZL)、教育教学类(JXL)、基建类(JJ)、科研类(KY)、设备仪器类(SB)、声像类(SX)、实物类(SW)、会计类(KJ)、教师业务类(JS)、电子类(DZ)。各校可根据具体情况适当增减大类。
(二)档案分类方法
1、党群工作档案、行政管理档案按照“年度-保管期限”进行分类。文件较多的学校可按照“年度-问题(机构)-保管期限”进行分类。
2、教育教学档案按照“学年度-保管期限”进行分类,文件较多的学校可按照“学年度-问题(机构)-保管期限”进行分类。
3、基本建设档案按基建项目进行分类。
4、教学科研类档案按课题项目进行分类。
5、设备仪器类档案按设备仪器台(套)进行分类。
6、声像档案可设置为照片、录音(像)带等二级类目,在二级类目下按照“年度-保管期限”进行分类。
7、实物档案可按照奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等进行分类,实物档案较少的学校可不设二级类目。
8、会计档案可按照为报表、账簿、凭证和其他等进行分类。
9、教师业务类档案以单个教师为单位进行分类,也可按照“学科类别-单个老师”进行分类。
10、电子档案可参照其实体档案进行分类。
三、档号的编制
档号参照中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》、江苏省《归档文件整理规则》实施细则等规范结合学校分类方案进行编制,一个学校全部档案的档号编制组成一个有机统一的系统。档号由全宗号、档案门类代码年度、保管期限、机构(问题)代码、件号(或案卷号)等组成。
1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代码,用4位阿拉伯数字标识,无全宗号的可以“0000”标识。
2、档案门类代码年度:归档文件档案门类代码由2位汉语拼音首字母标识,如:文书用WS标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注,如2016。
3、保管期限:保管期限分别为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”“D30”、“D10”标识。
4、类别号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识
(1)党群工作类、行政管理类、教育教学类的类别号由3位汉语拼音字母组成
(2)声像类、教师业务类的类别号由两位汉语拼音字母(一级类目代号)和两位阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。
(3)基本建设类、教学科研类、设备仪器类、实物类的类别号可由两位汉语拼音字母(一级类目代号)和自定义编号组成的档案类别代码标识。
(4)会计类的类别号由两位汉语拼音字母和A(1~n)(n为1、2、3或4)组成档案类别代码标识。
5、件号是最低一级类目内的文件顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0036”,实体档号章上由手工编写的则不需要补足。
四、档号示例
(一)党群工作类、行政管理类、教育教学类档号为“全宗号、档案门类代码年度、保管期限、机构(问题)代码、件号(或案卷号)等组成。”,即“XXXX-WSXXXX-Y -XXX-XXXX”。
教育教学类学年度号以学年结束年著录,如“2015-2016学年”,则著录为“2016”。
示例:
1、 0000-WS2016-Y00 -DQL-0001
全宗号  档案门类    保管  党群工作类 件号
   代码年度    期限   类别号   
  2、0000-WS2016-Y00 –JXL-0001
          全宗号  档案门类 保管
代码学年度  期限   教育教学类  件号
                              
3、0000-WS2016-D30 -DQL-0001
全宗号  档案门类   保管 党群工作类 件号
   代码年度   期限   类别号   

(二)基本建设类、设备仪器类、教学科研类档号为“全宗号-类目号•项目号-案卷号”。
1、类目号为一级类目代号
2、项目号为基建、科研项目代号或设备型号,位数根据实际情况确定,但一旦确定,应保持统一。
3、案卷号为最低一级类目内的案卷顺序号
示例:
  0000-JJ•JXL - 001
     全宗号  基建类 教学楼  案卷号 
                     代号    代号
  0000-KY•**** -001
     全宗号 科研类 课题项目 案卷号 
                     代号    代号
(三)声像类为“全宗号-类别号-年度号-保管期限-件号”,即“XXXX-XXXX-XXXX-XXX-XXXX”。

示例:
   0000- SX01-2016- 001 - 0001
     全宗号  声像    年度号  保管期限号  件号 
             类别号   
(四)实物类为“全宗号-类别号-件号”,即“XXXX-XX•XX-XXXX”。
示例:
0000-SW•JB-0001
         全宗号     实物      件号 
                  奖杯类代号
    (五)会计类为“全宗号-类别号-年度号-案卷号”,即“XXXX-XX•XX-XXXX-XXX”。
示例:   0000-KJ•A1-2016-001
全宗号  会计类   年度代号 案卷号
                    报表代号
     (六)教师业务类为“全宗号-类别号-案卷号”,即“XXXX-XXXX-XXXX”。
以单个教师为单位进行分类,则类别号中以一级类目“JS”+“00”标识,如果以“学科类别-单个老师”进行分类,则以一级类目“JS”+两位阿拉伯数字进行区分。
示例:
0000- JS00- 001
       全宗号   教师业务     案卷号
                 类代号        
    0000- JS01- 001
       全宗号   教师业务类    案卷号
                语文科代号        

备注:南京市中小学校应根据本单位档案工作实际制定详细的档案分类方案。列入市档案馆进馆的学校,将党群工作类、行政管理类、教育教学类合并为文书档案类,按照“年度-保管期限”进行分类。